E-Fatura Başvuru Kitapçığı

E Fatura Başvuru Kitapçığı

Şematron Kontrolü Nedir?

e-Fatura sistemine geçiş yapan şirketler arasında, ortak bir bilgi standardı sağlanması amacıyla, Gelir İdaresi tarafından belirlenmiş ve bir fatura içerisinde bulunması zorunlu (e-Fatura UBL-TR standartına uygun olup olmadığı) olan alanlarının sistemler tarafından kontrol edilmesi işlemine şematron kontrolü denir.

Zarf Nedir?

e-Fatura olarak düzenlenen faturaların, istenilen adette bir araya getirilerek topluca Gelir İdaresi’ne gitmek üzere tek belgede gönderilmesine Zarf adı verilir. Faturaların Gelir İdaresi’ne gönderimi ya da Gelir İdaresi’nden alımı tek tek fatura olarak değil, zarf bazında gerçekleştirilir. Bir zarf içinde alıcısı aynı olmak kaydı ile bir ya da birden fazla fatura olabilir. Bir zarf hata aldığında içindeki bütün faturalar hata almış kabul edilir.

Örnek: Bir firmaya gönderilecek olan 3 adet kağıt faturayı tek zarfa koyup gönderim yapmak ile aynı.

Uygulama Yanıtı Nedir?

e-Fatura sisteminde 2 adet senaryo kullanılır. Bunlar; “Temel” ve “Ticari” senaryolardır. Ticari senaryodaki faturalar alıcısı tarafından KABUL ya da RED edilebilir. Bu KABUL ya da RED işlemi için gönderilen yanıt belgesine Uygulama yanıtı denir. Uygulama yanıtı verme süresi 8 gündür. 8 gün içinde verilmeyen faturalar KABUL edildi sayılır. 8 günden sonra verilen yanıtlar kabul edilmez.

Sistem Yanıtı Nedir?

Gönderilen belgelerin ilgili sistem tarafından başarılı ya da başarısız olarak işlendiğini gösteren belgedir. Bu belge sistemler arasında (Gelir İdaresi, Özel Entegratör vs.) gönderilip alınır.

Durum Kodu Nedir?

Bir zarfın e-Fatura sistemindeki o anki durumudur. Standart oluşturmak adına bu sistem yanıtları belirli numaralar (kodlar) ile yollanmaktadır. Zarf gönderildikten sonra durumunun takip edilmesi gerekmektedir. Örneğin; başarılı bir zarfın durum kodu “1300 BASARIYLA TAMAMLANDI” olması gerekmektedir. Hatalı durumlar için durum kodlarına göre aşağıdaki anlatılan işlemlerin yapılması gerekmektedir.

Etiket Bilgisi Nedir?

Etiket Bilgisi her e-Fatura mükellefinin belirlemesi gereken bilgilerdir. Nasıl ki kağıt faturada ev, iş veya değişik illerdeki adresimiz için cadde, sokak, il belirtilir, etiketin de e-fatura sisteminde görevi budur. Etiket bir kullanıcının elektronik olarak adresini vergi numarası ile beraber belirtir.

2 adet etiket bilgisi bulunamaktadır. Bunlar Posta Kutusu Etiketi ve Gönderici Birim Etiketileridir. Posta Kutusu etiketi ve Gönderici Birim etiketi birbirinden farklı olmalıdır. e-Fatura zarfları gönderici firmanın vergi numarası ve gönderici etiket bilgisi üzerinden, alıcının vergi numarası ve posta kutusu etiket bilgisine gönderilir. Etiket bir adres gibi kullanıldığından fatura gönderecek kurumların faturalarının ulaşması için etiketi mutlaka bilmesi gereklidir.

İşyeri bazında farklı lokasyonlarda muhasebe tutuluyorsa, bu durumda firmalar tek bir vergi numarasına birden fazla etiket tanımı yapabilir.

Örnek :

Vergi No: 1111111111

1.Gönderici Birim Etiketi : urn:mail:gebzegb@firma.com.tr 1.Posta Kutusu Etiketi : urn:mail:gebzepk@firma.com.tr 2.Gönderici Birim Etiketi : urn:mail:istanbulgb@firma.com.tr 2.Posta Kutusu Etiketi : urn:mail:istanbulpk@firma.com.tr

2. Durum Kodları

Giden Zarflara Verilen Başarılı Durum Kodları

e-Fatura ve Uygulama Yanıtı zarflarının alıcının sistemine iletildiğini belirten durum kodlarıdır.

2.1.1.  BAŞARIYLA TAMAMLANDI (1300)

1300 durum kodu e-Fatura veya Uygulama Yanıtı zarfının sorunsuz olarak alıcı firmaya iletildiği anlamını taşıyan durum kodudur. Bu durum kodu alındığında gönderim işlemi başarılı olup, ayrıca işlem yapılmasına gerek yoktur.

Yanıt Bekleyen Durum Kodları

e-Fatura ve Uygulama Yanıtları zarflarının 1300 BAŞARIYLA TAMAMLANDI durum kodu alması için sistem yanıtı beklediğini belirten durum kodlarıdır.

HEDEFTEN SİSTEM YANITI GELMEDİ (1220)

1220 durum kodu e-Fatura veya Uygulama Yanıtı zarfının Gelir İdaresi tarafından alıcıya gönderildiğini ancak alıcının zarfı işlediğine dair henüz başarılı ya da başarısız bir cevap dönmediğini gösterir. Bu durum kodu alındığında alıcı firmanın cevap dönmesi beklenmelidir,

 fatura yeniden gönderilmemelidir. Alıcı firmadan zarfa sistem yanıtı göndermesi rica edilebilir. Alıcı taraf sistem yanıtı yolladığında bu zarfın durum kodu 1300 olacaktır.

Ara durum kodu almış e-Faturalar LogoConnect’te Mor renk ile görünmektedir. Durum kodu kolonunda ise 1220 durum kodunun görünmesi gerekmektedir. Mor renkte gözüken e- Faturaların durum kodları değişebileceğinden bu faturalar yeniden gönderilmemelidir.

DOKÜMAN BULUNAN ADRESE GÖNDERİLEMEDİ (1210)

1210 durum kodu e-Fatura veya Uygulama Yanıtı zarfının Gelir İdaresi tarafından alıcıya iletilemediği anlamını taşıyan durum kodudur. Bu durum faturaları sizin Gelir İdaresi’ne ulaştırdığınızı, ancak Gelir İdaresi’nin karşı tarafa teslim edemediğini ifade eder. Henüz teslim edilememiş bu zarf; 2 gün boyunca belli aralıklar ile Gelir İdaresi tarafından karşı tarafa gönderilmeye  devam  edilecektir.  Bu  durum  kodu  alındığında,  durum  kodu  değişene  kadar

 beklenmeli ve işlem yapılmamalıdır. Alıcı taraf, sistemini düzeltip zarfı alabilirse zarfın durumu 1300 olacaktır. 2 gün sonra zarf hala alıcıya iletilemez ise, zarfın durum kodu Gelir İdaresi tarafından  1215  olacak  şekilde  değiştirilecektir.  Bu  aşamadan  sonra,  1215  durum  kodu  ile karşılaşırsanız, zarfın içindeki e-Faturalar yeniden gönderilmelidir.

Zarf Yanıtı (Kodu) alanında “DOKÜMAN BULUNAN ADRESE GÖNDERİLEMEDİ(1210)“ ifadesi görünecektir.

Ara durum kodu almış e-Faturalar LogoConnect’te Mor renk ile görünmektedir. Durum kodu kolonunda  ise  1210  durum  kodunun  görünmesi   gerekmektedir.   Mor   renkte  gözüken    e-Faturaların durum kodları değişebileceğinden bu faturalar yeniden gönderilmemelidir.

2.3      Giden Zarflara Verilen Başarısız Durum Kodları

e-Fatura ve Uygulama Yanıtları zarflarının alıcının sistemine iletilemediğini belirten durum kodlarıdır.

DOKÜMAN GÖNDERİMİ BAŞARISIZ (1215)

Gönderimi 2 gün önce yapılmış ancak “1210 Doküman Bulunan Adrese Gönderilemedi” hatası almış olan e-Fatura ve Uygulama Yanıtı zarflarının alıcıya iletilemediğini belirten durum kodudur. Bu durum kodu alındığında, ilgili e-Fatura ve Uygulama Yanıtları yeniden gönderilmelidir.

Hata durum kodu almış e-Faturalar LogoConnect’te Kırmızı renkte görünmektedir. Durum kodu kolonunda 1215 durum kodunun görünmesi gerekmektedir. 1215 durum kodu almış e-

 Faturalar için hiçbir düzenleme yapılmadan yeniden gönderim işlemi yapılması gerekmektedir.

Bu fatura daha önce başarılı gönderilmiş

Bu hata, ilgili e-Fatura Gelir İdaresi’ne gönderilmeden önce Logo Özel Entegratör Sunucusu tarafından hata verildiğini ifade eder. Gönderimi daha önce yapılmış ve “1300 Başarıyla Tamamlandı” durum kodu almış bir e-Fatura numarasının yeniden gönderimi yapılması durumunda karşılaşılan bir durumdur. Bu durumda, daha önce fatura numarasının gönderilip gönderilmediği kontrol edilmelidir. Aynı fatura numarası ile gönderim yapıldı ise, farklı bir fatura numarası verilerek e-Fatura gönderimi yapılmalıdır.

Zarf Yanıtı (Kodu) alanında “0“ ifadesi görünecektir. Durum açıklaması kısmında “Bu fatura daha önce gönderilmiş” ifadesi görünecektir.

1181(1111111111,urn:mail:defaultpk@xxxx.com) ikilisine ait adres bilgisi bulunamadı.

1181 kodlu hata; faturanın gönderildiği alıcı şirketin, Gelir İdaresi Sistemi’nde gönderim yapılan etiket bilgisi ile kayıtlı olmaması durumunda oluşan hatadır. Bu durumda, düzenlemiş olduğunuz e-fatura üzerindeki cari hesabın etiket bilgileri düzeltilerek yeniden gönderim yapılmalıdır.

Etiket Bilgileri Listesi : http://efatura.diyalogo.com.tr/Tools/GIBUserList adresinden Gelir İdaresine kayıtlı mükelleflerin etiket adreslerini bulabilir veya Mükellef.exe programını çalıştırabilirsiniz.

Hata durum kodu almış e-Faturalar LogoConnect’te Kırmızı renkte görünmektedir. Durum kodu kolonunda 1181 durum kodunun görünmesi gerekmektedir.

Alıcı e-Fatura kullanıcılar listesinde bulunamadı.

Bu hata e-Fatura Gelir İdaresine gönderilmeden önce Logo Özel Entegratör Sunucusu tarafından hata verildiği anlamı taşımaktadır. Bu hata gönderim yapılan vergi numarasına ait gönderilen etiket bilgisi ile kayıtlı bir mükellef olmadığını belirten durum kodudur.    Bu durumda gönderim

 yapılan carinin etiket bilgileri düzeltilerek yeniden gönderim yapılmalıdır.

1111111111 vergi numarası ile kayıtlı birden fazla alıcı bulundu. Lütfen etiket bilgisi gönderin.

Bu hata; düzenlenen e-Fatura, Gelir İdaresi’ne gönderilmeden önce, Logo Özel Entegratör Sunucusu tarafından verilen bir hatadır. Gönderim yapılan vergi numarasına ait etiket bilgisinin, e-fatura içerisinde gönderilmediği ve alıcının vergi numarasına kayıtlı birden fazla etiket bilgisinin olduğunu belirten hata mesajıdır. Bir alıcının, birden fazla etiket bilgisi olması durumunda, e- fatura içinde mutlaka alıcı etiket bilgisi yer almalıdır. Bu durumda, gönderim yapılan carinin etiket bilgileri gerekli alanlara girilerek yeniden gönderim yapılması gerekmektedir.

Hata durum kodu almış e-Faturalar LogoConnect’te Kırmızı renkte görünmektedir. Özel Entegratörlük Sunucusu sistemi tarafından hata alınması durumunda durum kodu kolonunda -1 durum kodunun görünmesi gerekmektedir. Durum Açıklaması kısmında hata ayrıntısını bulabilirsiniz.

HEDEFTEN SİSTEM YANITI BAŞARISIZ GELDİ(1230)

Gönderilen e-Fatura veya Uygulama Yanıtı zarfının Gelir İdaresi kontrollerinden geçtiğini ancak gönderim yapılan firmanın sisteminden hata aldığını belirten durum kodudur. Hata ayrıntısında “1162:İMZA KAYDEDİLEMEDİ” şeklinde bir açıklama var ise, fatura yeniden gönderilmelidir. Hata ayrıntısı yok ise, alıcı firmadan faturaya neden hata verildiği öğrenilerek gerekli düzenlemeler yapıldıktan sonra faturalar yeniden gönderilmelidir.

Giden e-Faturaların Düzenlenmesi Gerektiğini Bildiren Durum Kodları Gönderilen e-Fatura içerisindeki ticari veriler ya da eksik/hatalı bilgilerin yeniden düzenlenerek gönderilmesi gerektiğini belirten hata durum kodlarıdır.

    The'urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicCom ponents-2:IssueDate' element has an invalid value according to its data type.

Gönderimi yapılan e-Faturanın tarih alanlarından birinde format hatası olduğunu belirten durum kodudur.  

The 'unitCode' attribute has an invalid value according to its data type.

Gönderimi yapılan e-Faturanın içerisindeki malzeme kalemlerinde tanımlanmış olan evrensel kod bilgisinin geçersiz olduğunu belirten durum kodudur. Bu durumda ERP Programından Birim Seti kartındaki evrensel kodları kontrol edilmeli ve kod alanına küçük harf ile giriş yapıldı ise büyük harfler ile giriş yapılıp fatura yeniden gönderilmelidir.

cbc:ID elemanının schemeID niteliği değeri 'TCKN' olması durumunda cbc:ID elemanına 11 haneli TC kimlik numarası yazılmalıdır.

Bu hata; gönderim yapılan cari hesap kartında “Şahıs Şirketi” olarak seçilmiş olmasına rağmen, 11 haneli bir kimlik numarası yollanmadığı veya o alandaki verinin eksik ya da fazla gönderildiği anlamını taşıyan hata kodudur. Bu hata her faturada alınıyor ise gönderici firma olarak sizin şahıs şirketi olduğunuz ve kendi TCKN bilgilerinizde hata olduğu anlamı da taşıyabilir. Böyle bir hata alındığında  gönderim  yapan  firma bilgileri ve cari  kartlar  kontrol edilmeli  ve tekrar gönderim yapılması sağlanmalıdır. Karşılaştığınız hata mesajı, “cbc:ID elemanının schemeID niteliği değeri 'VKN' olması durumunda cbc:ID elemanına 10 haneli Vergi Numarası yazılmalıdır” şeklinde alınıyorsa, tüzel kişi seçimi yapılmasına rağmen 10 haneli vergi numarası eksik ya da fazla karakter ile gönderdiğiniz anlamı taşımaktadır. Bu durumda gerekli düzenlemeler yapıldıktan sonra fatura gönderimleri yeniden yapılmalıdır.

Geçersız cbc:ID elemanı değeri. cbc:ID elemanı 'ABC2016000000001' formatında olmalıdır.

Bu hata gönderilen e-fatura içerisinde yer alan fatura numarası bilgisinin, Gelir İdaresi’nin belirttiği  standarda  uygun  olmadığını  belirtir.  Bu  durumda,  gönderilen  faturanın   numarası standarda uygun şekilde yeniden düzenlenerek fatura yeniden gönderilmelidir. Fatura numarasının toplam 16 hane olacak şekilde, ilk 3 karakteri sabit, sonraki 4 karakteri fatura tarihinin yıl bilgisi, devamında ise tek tek artacak bir numara olarak verildiğinden emin olunuz.

1150 Geçersız cbc:IdentificationCode elemanı değeri. Geçerli değerler için kod listesine bakınız.

 Gönderilen e-Faturanın Cari Kart veya Firma bilgilerinde Ülke Kodu alanına TR-TÜRKİYE bilgisi girilerek fatura yeniden gönderilmelidir.