E-Fatura Evrak Seri No Nasıl Başlamalıdır ?
Fatura seri numarasının verilmesi yönteme göre değişmektedir.
- Portal yöntemini kullanıyorsanız GIB (değiştirilebilmekte) ve FYS ile başlayan seri numaraları kullanılabilmektedir:
- Portalden oluşturduğunuz faturalarınız için seri numarası otomatik olarak verilmektedir. Portalde Araçlar - Kullanıcı Bilgileri - Fatura Ön Eki alanındaki "GIB" ön ekini "FYS" haricinde istediğiniz bir ön ek ile değiştirebilirsiniz.
Bu işlemi yıl içerisinde portalden oluşturacağınız ilk fatura için yapmalısınız. Bu sadece portalden oluşturduğunuz faturalar için geçerlidir.
- Portalde "Yükleme Araçları" bölümünü kullanıyorsanız fatura seri numarası tarafınızdan oluşturulmalıdır ve zorunlu olarak "FYS" ön eki kullanılmalıdır.
Portal kullanıcıları için aynı VKN/TCKN kullanıldığından Merkez-Şube ayrımı yapılması amacıyla (yukarıdaki iki ön ek hariç) farklı seri numaralarının kullanılması mümkün değildir. İstenirse merkez ya da şubeden birisi FYS öne eki ile portale yükleme yapabilir, diğeri faturalarını Fatura Oluştur bölümünden oluşturur.
- Entegrasyon ve özel entegrasyon yöntemlerini kullanıyorsanız fatura seri numarası tarafınızdan oluşturulmalıdır. İstenilen ön ek ile başlanabilir ve şubeler için farklı ön ekler kullanılabilir. Ancak her seri kendi içerisinde müteselsil olmalıdır.
NOT: Faturalarda her seri kendi içerisinde (sonu 1'den başlayarak) atlama yapılmadan devam ettirilmelidir. Fatura numaralarının müteselsilliğinin sağlanması mükellefin sorumluluğundadır. Seri değişimlerinde bildirim yapma zorunluluğu bulunmamaktadır. Seri numarasının ilk 3 karakteri rakam ya da harf olabilir. Harf kullanılması durumunda Türkçe karakter kullanılamaz ve büyük harf kullanılması gerekmektedir.
Entegrasyon sistemi değişikliği ya da özel entegratör değişikliklerinde kullanıcı aynı seri ve sıra numarasından devam ederek ya da yeni seri ve ...001 numarası ile başlayarak fatura oluşturmaya devam edebilir.
GİB-Portal yönteminden entegrasyon ya da özel entegrasyon yöntemine geçen mükelleflerin GİB-Portal yönteminde kullandıkları fatura serisinden FARKLI seri kullanmaları önemle tavsiye edilmektedir.
Çünkü entegrasyon / özel entegrasyon sisteminizde GİB-Portalindeki seriden devam ederseniz, ilerde tekrar GİB-Portal yöntemine geçmeniz halinde bu durum sorun oluşturacaktır. Örneğin şimdi GİB-Portalinde kaldığınız fatura numarası olan GIB/FYS...100 numarasından entagrasyon/özel entegrasyon sisteminizde fatura kesmeye devam ederseniz, tekrar GİB-Portal yöntemine dönüş yaptığınızda sistem GIB/FYS...99 numarasında kaldığından GIB/FYS...100 numarasını üretmenize/yüklemenize izin verecek, ardından gönderim sırasında "1163 GÖNDERİLEN ZARF SİSTEMDE DAHA ÖNCE GÖNDERİLEN BİR FATURA İÇERMEKTEDİR." hatası alacak çünkü siz GIB/FYS...100'ü entagrasyon/özel entagrasyon yöntemi sisteminden göndermiş olacaksınız ancak GİB-Portalinin bu durumdan haberi olmayacak. Ancak entagrasyon/özel entagrasyon yöntemideki fatura sayısı kadar fatura oluşturup göndermeniz ve gönderimde hata almanızın ardından (belki yüzlerce fatura için gereksiz yere bu işlemi yaptıktan sonra) tekrar GİB-Portalinden göndermediğiniz fatura numarasına ulaşınca 1163 hatası olmadan gönderim yapabileceksiniz.
Bu nedenle yöntem değiştirdikten sonra GİB-Portal yönteminde kullandığınız fatura serisinden FARKLI seri kullanınız.
Kullanacağınız fatura serileri ile ilgili olarak izin alınması ya da bilgi verilmesi gerekmemektedir.
